2022屆本科畢業(yè)生學(xué)籍卡檔案整理裝訂工作要點(diǎn)

1.封面要求：本科畢業(yè)生學(xué)籍卡的封面要求按照學(xué)校的封面模板制作，統(tǒng)一為淺藍(lán)色羊皮紙印刷（和往年一樣）。封面的檔號(hào)按照原樣式印刷上去，不要修改，“檔號(hào)：G003-2023-JX13-1-”，其中“1-”之后的號(hào)碼由檔案館統(tǒng)一編制上去。出現(xiàn)同一個(gè)專業(yè)分成兩冊(cè)裝訂的情況，在封皮標(biāo)明（共二冊(cè)，第一冊(cè)）（共二冊(cè)，第二冊(cè)）

     2.按專業(yè)制作成冊(cè)：按照1個(gè)專業(yè)制作1冊(cè)學(xué)籍卡的原則整理裝訂（部分專業(yè)班級(jí)較多可分成2冊(cè)裝訂），本冊(cè)學(xué)籍卡的裝訂順序?yàn)楸緦I(yè)的1班、2班、3班、4班......依次裝訂。1個(gè)班級(jí)中的裝訂次序?yàn)椋寒厴I(yè)像片卡、學(xué)位像片卡、學(xué)生學(xué)籍卡。其中，畢業(yè)像片卡、學(xué)位像片卡及學(xué)生學(xué)籍卡的學(xué)生次序按照學(xué)號(hào)次序排列，順序必須絕對(duì)一致（后期檔案館要對(duì)其逐一掃描，保存為電子照片形式的電子檔案，因此要求2張相片卡和學(xué)生學(xué)籍卡中的學(xué)生排列順序必須高度一致，在掃描成像命名時(shí)就會(huì)正確無(wú)誤）。

    我校本科生實(shí)行1個(gè)年度多次畢業(yè)政策，但學(xué)籍卡的整理裝訂要求將本專業(yè)在本年度畢業(yè)的學(xué)生的學(xué)籍卡全部裝訂在一起歸檔。

1個(gè)專業(yè)大部分學(xué)生是在6月份畢業(yè)，但是還有小部分學(xué)生在本年度的8月份或者9月份或者12月份畢業(yè)，等到本專業(yè)本年度所有學(xué)生完成學(xué)業(yè)畢業(yè)后，將本專業(yè)在本年度畢業(yè)的本科生學(xué)籍卡統(tǒng)一裝訂成1冊(cè)或2冊(cè)（部分專業(yè)班級(jí)較多可分成2冊(cè)裝訂）。如果確定在6月份集中畢業(yè)后本專業(yè)在本年度再無(wú)畢業(yè)生，就可以著手整理裝訂本年度本專業(yè)的畢業(yè)生學(xué)籍卡。

    3.像片卡要求：學(xué)籍卡中的畢業(yè)像片卡、學(xué)位像片卡都要求加蓋學(xué)院公章，蓋章位置在填寫的學(xué)院名稱處。2張像片卡在填寫學(xué)生學(xué)號(hào)和姓名時(shí)要求使用黑色簽字筆書寫，字跡要求正楷清晰準(zhǔn)確！粘貼像片必須緊實(shí)牢固，不可脫落！

     4.學(xué)籍卡要求：學(xué)生學(xué)籍卡中必須有3個(gè)印章或簽字：學(xué)院公章、主管本科教學(xué)的院系領(lǐng)導(dǎo)的印章或簽字、教學(xué)秘書的印章或簽字（制表人簽章）。所有印章和簽字必須清晰可辨（有些學(xué)院的印章和相關(guān)人員的印章模糊不清，嚴(yán)重影響檔案的真實(shí)性，學(xué)生、簽約單位及社會(huì)對(duì)于此類檔案內(nèi)容有質(zhì)疑！也影響了我校的聲譽(yù)！），后期檔案館要逐頁(yè)掃描，原版不清晰則掃描成像也就不會(huì)清晰！這是永久保存的檔案，務(wù)必做到清晰可辨！

     5.編制頁(yè)碼：從本專業(yè)1班的畢業(yè)像片卡開始連續(xù)編制頁(yè)碼至本冊(cè)末尾，最好使用打碼器編制頁(yè)碼，也可使用黑色簽字筆人工書寫編制頁(yè)碼，編制頁(yè)碼于本頁(yè)的右下角位置，不能影響學(xué)籍卡的原始內(nèi)容。特別提示：對(duì)于外國(guó)留學(xué)學(xué)生的外國(guó)留學(xué)成績(jī)單，要求裝訂在該學(xué)生在我校的學(xué)籍卡的后面位置，并必須和本冊(cè)學(xué)籍卡一起連續(xù)編制頁(yè)碼。解釋：歸檔至檔案館的任何圖表和文字內(nèi)容均是檔案，每頁(yè)內(nèi)容都很重要！每頁(yè)內(nèi)容都有歸檔頁(yè)數(shù)記錄在案。以“冊(cè)”為單位編制頁(yè)碼（即1冊(cè)編制1組頁(yè)碼，另外1冊(cè)重新計(jì)數(shù)即就是從本冊(cè)起始頁(yè)的頁(yè)碼為1連續(xù)編至本冊(cè)尾頁(yè)）。

    6.裝訂要求：學(xué)籍卡的裝訂要求采用“線裝+膠裝”的方式制作，要求左側(cè)裝訂線不能壓住學(xué)籍卡的內(nèi)容，裝訂線右側(cè)盡可能多的留出些位置，方便檔案館掃描學(xué)籍卡，要保證掃描成像的圖片：完整、清晰、準(zhǔn)確 。

7.特殊情況說明：（1）對(duì)于延長(zhǎng)學(xué)制的學(xué)生，不應(yīng)有其學(xué)籍卡（其學(xué)業(yè)還未完成，將會(huì)在下屆畢業(yè)生學(xué)籍卡中出現(xiàn)。若將其并未完成學(xué)業(yè)的學(xué)籍卡裝訂入本屆學(xué)籍卡中，一則其檔案內(nèi)容并不完整準(zhǔn)確，二則其以后學(xué)業(yè)完成的當(dāng)屆畢業(yè)生學(xué)籍卡中必然會(huì)有其1張完成學(xué)業(yè)的完整的學(xué)籍卡，檔案館在掃描成像命名后，在檔案館的電子檔案中將會(huì)出現(xiàn)該學(xué)生的2張學(xué)籍卡，這是絕對(duì)不允許的，也是錯(cuò)誤的！），其2張像片卡（畢業(yè)像片卡、學(xué)位像片卡）位置不用粘貼其像片，在其像片卡位置要求填寫其學(xué)號(hào)和姓名，粘貼像片的位置使用黑色簽字筆填寫“延長(zhǎng)學(xué)制”字樣予以注明。（2）對(duì)于結(jié)業(yè)的學(xué)生，要有其學(xué)籍卡，在兩張像片卡位置不用粘貼其像片，在其像片卡位置要求填寫其學(xué)號(hào)和姓名，在其兩張像片卡位置使用黑色簽字筆填寫“結(jié)業(yè)”字樣予以注明。（3）對(duì)于沒有學(xué)位的學(xué)生，要有其學(xué)籍卡，學(xué)位相片卡位置不用粘貼其像片，在其像片卡位置要求填寫其學(xué)號(hào)和姓名，在其學(xué)位像片卡位置使用黑色簽字筆填寫“不授予學(xué)位”字樣予以注明。

8. 

（1）2023年學(xué)籍卡裝訂包括整個(gè)2023年畢業(yè)的全部學(xué)生，包含6月份、9月份、12月份。

（2）12月份畢業(yè)的學(xué)生，學(xué)籍照片卡原專業(yè)的位置寫姓名學(xué)號(hào)，照片位置寫延長(zhǎng)學(xué)制，不貼照片。

（3）12月份畢業(yè)的學(xué)生，在原專業(yè)學(xué)生學(xué)籍卡之后單獨(dú)整理一個(gè)學(xué)生畢業(yè)相片卡和學(xué)位相片卡，并附上學(xué)籍卡，具體要求與學(xué)籍卡裝訂要求一致，頁(yè)碼編號(hào)順延。

（4）6月份和9月份畢業(yè)生在一起，照片卡位置日期填寫2023年6月、9月。

（5）6月、9月畢業(yè)學(xué)生統(tǒng)一按照學(xué)號(hào)大小排順序。

（6）各學(xué)院將裝訂完成的本科畢業(yè)生學(xué)籍卡檔案交至教務(wù)處審核，教務(wù)處審核合格后，由教務(wù)處統(tǒng)一移交檔案館歸檔。